Onze visie op issues gedurende Commissioning
In veel bedrijven wordt er nog getest met papieren testformulieren en vindt afhandeling van restpunten nog plaats met papieren lijsten. Verder hebben alle stakeholders (klant, producent en Surveyor) in het commissioningproces hun eigen administratie over restpunten en voortgang. De aanleiding voor Vinum Re Nova BV om dit proces te gaan digitaliseren.
Vinum Re Nova BV heeft met ervaringen uit de praktijk de software ontwikkeld om de commissioning van installaties te ondersteunen. Onderstaand is uiteengezet welke onderliggende zaken geleid hebben tot hoe de Process Guiding Tool geprogrammeerd is om testprocessen maximaal kan ondersteunen.
Ten eerste moet de tool het doel van het Commissioning proces ondersteunen, te weten; het in bedrijf stellen en aantonen dat de installatie voldoet aan wat de specificaties van de klant/opdrachtgever voor oplevering van de installatie.
Verder moet de Tool voldoen aan basale eisen van een kwaliteitssysteem door gestructureerd te testen en bevindingen vast te leggen. De Tool moet ook meerdere tests aan kunnen op verschillende momenten in het proces. Bijvoorbeeld het testen van componenten voordat ze de fabriek verlaten en het testen wanneer van de componenten een systeem gebouwd is. Dus ook dat er in verschillende fasen getest kan worden door verschillende stakeholders
Indien er sprake is van certificering, zoals bijvoorbeeld certificering van schepen, dan moet de Tool onderscheid kunnen maken in klanten en certificeerder. Zowel in data als in user.
Aangezien er diverse partijen/stakeholders betrokken zijn in het commissioningproces, intern, extern en verschillende disciplines moeten deze toegang kunnen hebben tot de Tool maar ook als zodanig gecategoriseerd zijn met elk hun eigen rol, bevoegdheden en toegankelijkheid.
Testdocumentatie
Geconstateerd is dat of testdocumenten gemaakt en gebruikt worden en wie ze maakt nogal kan verschillen. Is het een one-of project of is het een in serie geproduceerd product (bv auto) of is de investering laag of hoog is en of de koper veel of weinig risico loopt met wel of niet testen.
Of de engineering- of commissioningafdeling de testdocumenten maakt is ook wel discussie.
Wat ook voor komt is dat de klant in plaats van de producent de testprotocollen maakt en zonder aanwezigheid van de producent test.
In alle gevallen is het zo dat als er testdocumenten zijn het vaak onduidelijk is waar ze zijn, welke revisie de laatste is en waar de testuitslagen zijn. Alle testdata wordt meestal overgetypt wordt door alle stakeholders afzonderlijk.
Het kunnen aanmaken testen in de Tool (digitaal) is zodanig ingericht dat er in ieder geval een rol is opgenomen die gaat over het maken van testdocumenten. Verder kunnen alle testen doormiddel van een handige “app” op een tablet of smartphone afgenomen worden.
Planning
Bij veel projecten is de commissioningfase de meest hectische. Alle vertragingen opgelopen in voorgaande fasen probeert men voor de oplever datum in te lopen. Dit kan leiden tot onwenselijke besluitvorming om testen of delen van testen niet (geheel) uit te voeren. Bij de oplevering levert dit dan weer discussie op en mogelijk oplever vertraging. In het slechtste geval tot uitstellen van de laatste betaling. In de Tool moet aan het project een begin- en eindtijd opgegeven worden en evenzo aan alle afzonderlijke testen waardoor het overzichtelijk wordt in de rapportage wat de status is per test en wat deze doet in de overall projectplanning.
Operationele werkelijkheid commissioning
Dat de planning niet gehaald wordt komt vaak voor. Activiteiten van eerdere fasen kunnen eerder gestart zijn of later uitgevoerd worden om tal van redenen. Misschien een ideale oplossing, maar het zorgt er vaak voor dat commissioning gefragmenteerd wordt, wat weer tot verstoring kan leiden.
Het in bedrijfstellen kan ook zorgen voor constateringen van gebreken in het ontwerp, waardoor een re-engineering moet plaatsvinden. Wederom een fragmentering van commissioning activiteiten.
Het is dus zaak om een zeer creatief en flexibel team te hebben maar ook om goed inzicht te hebben wat er wel of niet getest is, door wie, wat de restpunten zijn en wat de status daarvan is.
De verschillende systemen van de stakeholders (Producent, Klant en Certificerende instelling maar ook tussen afdelingen en disciplines) die gebruikt worden zoals bijvoorbeeld ERP-systemen, planningsprogramma’s of sharepoint oplossingen bieden vaak onvoldoende functionaliteit en betrouwbaarheid voor het commissioningproces en meestal niet multi user. Ze bieden allemaal informatie maar er is vaak te veel verschil tussen de data van de stakeholders wat tot discussie leidt en dus verstoring.
Daarnaast hanteren de meeste partijen papieren formulieren waarvan de data vertaald en of overgenomen moet worden naar verschillende vernoemde systemen. Controle, reproduceerbaarheid en analyse van (test)data is nauwelijks mogelijk. Rapportage over status in een systematiek waarin met papieren formulieren gewerkt wordt is nauwelijks accuraat.
Andere veel voorkomende activiteiten waaruit verstoringen ontstaan en aandacht vereisen zijn:
- valideren concept testen tussen Producent, Klant en NoBo en revisie beheer.
- beschikbaar hebben van gevalideerde testen voor de stakeholders op het juiste moment
- het niet gezamenlijk (tester, klant en NoBo) uitvoeren van testen en dus verschillende verslaglegging
- overdragen van een test aan een andere tester (waardoor de laatste de verantwoordelijkheid van testbevindingen overneemt)
- Ontbreken relatie tussen test en restpunten en managen van de afhandeling hiervan
- rapportageproces van: de voortgang van het testen, status restpunten
- Info wordt pas gegeven op basis van vragen i.p.v. dat deze automatisch gedistribueerd word aan alle stakeholders
Samenwerking
Efficiënter blijkt het te zijn als alle stakeholders 1 gezamenlijke online systeem hanteren. Hierdoor is borging van de te nemen stappen eenvoudig en controle dat de (sub)processen doorlopen zijn overzichtelijk. Doordat alle stakeholders dezelfde data hebben geeft dit ook een samenhangend beeld van het geheel waardoor er efficiënt en effectief gewerkt en bijgestuurd kan worden
Stakeholders zijn echter vaak terughoudend in openheid over data. Vinum Re Nova BV heeft zich gebogen over deze terughoudendheid en op welke wijze geborgd kan worden dat stakeholders voldoende comfort hebben in het delen van data met een systeem.
Borging
Welk data hebben alle stakeholders gemeen?
Testdocumenten worden meestal gedeeld evenals testuitslagen en eventuele oplossingen van restpunten. Dus in een systeem zijn dat de kaders van het proces waarin openheid van data kennelijk mogelijk is.
Ook moet de data in het systeem beschermd zijn. Met andere woorden data kan niet door iedereen aangepast worden. Of liever: eenmaal in het systeem dan is dat de definitieve data.
Verder moet er geborgd zijn dat alle activiteiten 100% gedaan zijn en dat er kwalitatieve data is. Dit mitigeert meteen het risico van niet testen en onbruikbare data.
Als bijvoorbeeld een test uit 100 testvragen bestaat moet er ook 100 keer een antwoord gegeven worden. Een antwoord op een testvraag luidt; “goed” of “niet goed”. Als een antwoord op een testvraag luidt “niet goed”, dan moet er ook aangegeven zijn wat er niet goed is. Borging betekend ook het verhogen van de kwaliteit van het antwoord door aan te geven wat er “niet goed” is. Bij “niet goed” betekend het dat er een restpunt is dat opgelost moet worden.
Pas als er een oplossing of antwoord is op een restpunt kan een testvraag “gesloten” worden. Uiteindelijk moet 100% van de testvragen resp. restpunten een kwalitatief antwoord hebben.
Document Control
Tot slot is een systematiek nodig die zorg draagt voor de document controle. Welke testdocumenten zijn beschikbaar, waar staan ze en wat is de status. Document controle alleen is echter te mager. Het gaat ook om toegankelijkheid van data voor stakeholders. Zonder data toegang ook geen data-analyses.