Onzie visie op Commissioning methodes
Regelmatig is het verzoek “we willen onze rapportages digitaliseren en processen automatiseren, maar bevindingen moeten we ongerelateerd op kunnen schrijven en documenten moeten traceerbaar zijn.”
Eigenlijk is de wens gewoon een blanco “Word” document. Waarom?
De meningen en methoden over digitale rapportages verschillen nogal. Dit uit zich o.a. in de manier van vragen stellen bij een test of inspectie. Gesloten of open vragen, oftewel een vraag naar een meetwaarde of een bevestiging dat aan een wet of norm voldaan wordt. Specifiek versus algemeen.
Naar ons oordeel moeten er altijd gesloten vragen gesteld worden en voor elk component en systeem specifieke requirements geformuleerd worden. Je wilt immers life cycle management borgen, zowel bij grote als kleine projecten. Grote projecten zijn risicovol en vereisen een grote mate van nauwkeurigheid.
Bij veel voorkomende gelijkende kleine projecten is het weer efficiënt en effectief om vragen zo veel mogelijk te standaardiseren. Je kan ze dan steeds weer hergebruiken en uitkomsten vergelijken.
Diverse bedrijven hanteren rapportages waar in het rapport een overzicht staat aan welke eisen en specificaties voldaan moet worden. Er wordt dan verwezen naar een aantal A4’tjes met (actuele) wetten en normen. De Surveyor loopt rond en “schouwt” op basis van persoonlijke kennis van deze wetten en normen. De uitkomst is dan een (free format) rapportage van bevindingen gebaseerd op open vragen en bekend veronderstelde uitgangspunten.
Als je schouwt hangt de waarde van de bevindingen dan teveel af van de competentie en vaardigheid van de Surveyor. Deze expert kan immers wat over het hoofd zien. Daarnaast zijn normen en wetten onderhevig aan veranderingen, waardoor bevindingen in een later stadium niet vergelijkbaar of goed reproduceerbaar zijn.
Door deze manier van inspecteren en vastleggen is de technische historie van componenten en systemen nauwelijks inzichtelijk. Er wordt immers niet op component of systeem niveau specifiek iets getoetst dan wel vastgelegd. Je moet door alle beschikbare documenten heen om historische data te vinden (engineering, FAT, SAT etc.). Het is slechts een momentopname die alleen de actoren en niet het life cycle management van een product dient.
Een neveneffect van “schouwen” is tevens dat in het geval van restpunten, de traceerbaarheid qua codering en locatie tot fouten en inefficiëntie kan leiden.
Als er wel meetdata van componenten en systemen wordt vastgelegd dan gebeurd dat vaak door in Word een matrix op te nemen waarin getallen c.q. meetwaarden gezet worden. De onderliggende data verdwijnt zo in “digitaal papier”. Als er wel wordt gewerkt met een database dan is dat vaak slechts om de documenten te ordenen (document control system) en niet om de onderliggende gegevens te kunnen monitoren.
Is een dergelijke inspectie dan niet te duur in relatie tot het doel? De toepassing, betrouwbaarheid en nut is immers maar heel beperkt. In het kader van big-data en data-analyse kun je er niets mee.
Achterliggende reden van de keuze van inspecties ligt vaak in het feit dat de inspecties in de verschillende fasen van de life cycle, engineering, productie, commissioning, operatie en onderhoud worden uitgevoerd door externe partijen. Elke partij borgt zijn eigen fase en expertise op zijn eigen manier.
Beter zou het zijn als de verschillende inspecties van de verschillende fasen bijdragen aan het verbeteren van de life cycle. Inspecties moeten dus onderdeel zijn van de gehele life cycle en niet los staan of maar één partij of activiteit dienen (b.v. jaarlijkse onafhankelijke inspectie).
Alle testen, keuringen en inspecties voor alle fasen zouden dus eigenlijk al in de engineering fase gedefinieerd moeten worden door de Product Owner ten behoeve van data control in latere fasen. Tijdens engineering moeten alle vragen voor alle fasen dan ook al gefiatteerd worden door belanghebbende en certificerende instellingen. De Product Owner is dan ook eindverantwoordelijke van de vragen en tevens van de tool die gebruikt wordt voor inspecties en certificering.
Hoe specifieker engineering de vragen maakt hoe lager de opleiding van een (certificerende) Surveyor kan zijn. Specifieke vragen ondersteunen digitalisering, automatisering en reproduceerbaarheid. Hoe beter je dit inspectieproces digitaliseert en automatiseert, hoe sneller je kan gaan naar een inspectiesysteem waarin je steekproefsgewijs kan werken. Er is immers meer data beschikbaar uit alle fasen over componenten en systemen om dit uit te kunnen voeren. Meer data betekend ook dat het lerend vermogen toeneemt en je life cycle proces verbeterd.
Testen, vragen, restpunten en oplossingen moeten dan ook allemaal aan elkaar gelinkt zijn en historisch benaderbaar zijn door alle actoren. Met een gekoppeld en multi-user gesloten systeem borg je kwaliteit.
De meeste commissioning tools zijn echter gericht op document control in relatie tot fasen en testplanning in plaats van datacontrol op componenten en systemen in relatie tot een life cycle proces. Waarom?